O Brosesau i Bobl: Fy mhrofiad yn y Tîm Cyllid Myfyrwyr Gofal Iechyd
2 Mehefin 2026
Mae Mike Schofield, Student Features yn rhannu ei brofiad o ennill Gwobr Cyfoethogi Bywyd Myfyrwyr (ESLA).
Pan ymunais i â Thîm Cyllid Myfyrwyr Gofal Iechyd Prifysgol Caerdydd ym mis Awst 2022, roedd cwmpas y rôl yn gyfyngedig iawn. Prif ddiben y tîm yn bennaf oedd ad-dalu treuliau lleoliadau myfyrwyr. Ar y pryd, yr amser ymateb oedd tua chwe wythnos, ac roedd tîm o dri o bobl yn ymdrin â’r rhain. Roedd y rhan fwyaf o’n gweithgarwch o ddydd i ddydd yn cynnwys prosesu hawliadau ac ymateb i e-byst.
Erbyn diwedd fy nghyfnod yno, sef tair mlynedd a hanner yn ddiweddarach, roedd yr un rôl yn wahanol iawn.
Dechrau drwy ddeall
Pan oedd ond un person yn gweithio yn y tîm, ro’n i’n gwybod nad oedd parhau â’r sefyllfa’n mynd i weithio. Cyn gwneud newidiadau, treuliais i amser yn dysgu’r maes yn drwyadl. Es i i’r afael â bob agwedd ar y rheolau a’r gofynion o bob safbwynt, gan gynnwys y myfyrwyr, yr academyddion a’n corff llywodraethol AaGIC. Roedd y sylfaen honno’n allweddol gan ei fod yn golygu bod unrhyw newidiadau’n cydymffurfio o hyd ac yn ymarferol.
Ro’n i’n ffodus bod gen i reolwyr oedd yn ymddiried ynddo i. Er fy mod i’n gweithio mewn rôl Gradd 3, roedd gen i’r rhyddid i addasu’r prosesau cyn belled fy mod i’n cadw at y canllawiau. Roedd yr ymddiriedaeth honno’n gyfle imi feddwl yn wahanol.
Sicrhau bod prosesau yn gweithio i fyfyrwyr
Un o’r prif newidiadau cyntaf oedd symud i ffwrdd o ddefnyddio llu o daenlenni Excel. Roedd ysgolion a systemau gwahanol yn prosesu hawliadau mewn llu fersiynau ac roedd hyn yn achosi dryswch, oedi a gwallau.
Es i ati i greu Ffurflen Microsoft a gefnogir gan Power Automate i gymryd lle’r rheini. Roedd hyn yn caniatáu i’r myfyrwyr gyflwyno hawliadau unrhyw le, cael cadarnhad yn syth, ac yn bwysicaf oll, lleihau’r cyfnod talu o chwe wythnos i 10 diwrnod.
Nid effeithlonrwydd yn unig oedd y newid hwn. Roedd wedi lleihau straen yn uniongyrchol. Mae baich aruthrol ar fyfyrwyr sydd ar leoliad clinigol yn barod. Ni ddylai aros am wythnosau i gael ad-daliad fod yn rhan o’r profiad hwnnw.
Bod yn weladwy a meithrin ymddiriedaeth
Nid yw newid prosesau ar ei ben ei hun yn ddigon. Mae’n rhaid i fyfyrwyr deimlo eu bod yn cael eu cefnogi.
Cyflwynais i sgyrsiau Cyllid Gofal iechyd, gan siarad â grwpiau o hyd at 200 o fyfyrwyr ar y tro. Roedd y sesiynau hyn yn ymdrin â sut i hawlio, beth i’w ddisgwyl a’r camgymeriadau cyffredin, ond yr un mor bwysig, rhoddon nhw wyneb i’r gwasanaeth.
Dyna sut ddechreuodd yr enw “Finance Mike’.
Roedd y myfyrwyr yn teimlo’n fwy hyderus am gysylltu â ni oherwydd y cysylltiad hwnnw. Trodd yr ymholiadau yn sgyrsiau a’r problemau yn atebion cyflym.
Ehangu’r gwasanaeth
Dros amser, cymerais i gyfrifoldeb dros drefnu llety lleoliadau clinigol ledled Cymru i fyfyrwyr, sef tua 100 o fyfyrwyr bob mis o ogledd Cymru lawr i Sir Benfro.
Cymerais i berchnogaeth dros fireinio’r broses honno. Drwy gyflwyno llifoedd gwaith strwythuredig, gwella taenlenni a chronfeydd data a meithrin cysylltiadau cryf â darparwyr llety, gwnaethon ni leihau’r amseroedd ymateb o dair wythnos i ddau ddiwrnod yn unig.
Yn bwysicaf fyth, gwnaethon ni greu rhwydwaith o bobl oedd wedi rhoi cartref oddi cartref go iawn i’r myfyrwyr am hyd at dri mis yn ystod eu lleoliadau.
Treuliwyd llawer o amser ar alwadau’n rhoi tawelwch meddwl i fyfyrwyr am ble y bydden nhw’n aros, gyda phwy a beth i’w ddisgwyl. Roedd yr elfen ddynol honno yr un mor bwysig â’r system y tu hwnt iddi.
Gwella hygyrchedd a chyfleoedd
Y gwaith â’r boddhad mwyaf oedd adnabod bylchau a phwyso am newid.
Sylwais i nad oedd rhai lleoliadau ysbyty penodol ym Mro Morgannwg yn cael eu defnyddio’n ddigonol oherwydd cyfyngiadau cyllido. Ar ôl gweithio gyda’r AaGIC ac ystyried a oedd dewisiadau eraill, bues i’n helpu i ddod o hyd i ateb a oedd yn lleihau costau yn ogystal â chaniatáu i fwy o fyfyrwyr gyrraedd y lleoliadau hynny, yn aml yn agosach i’w cartrefi.
Yn yr un modd, bues i’n gweithio gyda’r AaGIC i wella’r gefnogaeth ar gyfer lleoliadau rhyngwladol. Er nad oedd yn bosibl inni dalu costau teithio neu lety, fe ddechreuon ni ffordd o dalu costau teithio dyddiol dramor. Roedd y newid bach hwnnw’n gwneud profiadau myfyrwyr rhyngwladol yn fwy hygyrch a diogel.
Gwneud mwy gyda’r un adnodd
Y tu ôl i’r llenni, gwnaed llawer o hyn yn bosibl oherwydd technoleg.
Treuliais i amser yn dysgu fy hun sut i ddefnyddio offer megis Power Automate, gwella fy sgiliau Excel a gwneud defnydd gwell o nodweddion Outlook er enghraifft Quick Steps. Daeth tasgau ailadroddus â llaw yn rhai awtomataidd, roedd modd rheoli nifer yr e-byst a daeth prosesau’n fwy cyson.
Roedd hyn yn golygu bod modd i un person reoli baich gwaith yn effeithiol, sef baich y byddai tri o bobl yn ei wneud yn wreiddiol, gan ymdrin â thua 1,000 o dreuliau bob mis yn ogystal â chydlynu llety.
Yn bwysicaf oll, nid oedd hyn erioed yn ymwneud â lleihau nifer y rolau. Roedd yn ymwneud â threulio mwy o amser yn gwneud gwaith mwy ystyrlon. Llai o waith gweinyddol, mwy o gymorth i fyfyrwyr.
Canolbwyntio ar y lle mae ei angen fwyaf
Wrth wraidd popeth, roedd y nod yn syml o hyd. Gwella profiad y myfyriwr.
Er bod cyllid yn un rhan yn unig o brofiad y myfyriwr, mae’n gallu cael effaith sylweddol. Os yw prosesau’n araf neu’n aneglur, mae’n achosi straen ar adeg pan mae gofyn i’r myfyrwyr ganolbwyntio ar ddysgu ac, mewn llawer o achosion, yn enwedig o ran gofal iechyd a gofal cleifion.
Bwriad pob gwelliant oedd cael gwared ar rwystrau er mwyn i’r myfyrwyr ganolbwyntio ar beth sydd wir yn bwysig.
Pennod newydd
Ar yr un pryd â symud o’r Tîm Cyllid Myfyrwyr Gofal Iechyd i’r Tîm Dyfodol Myfyrwyr, yn ystod yr un wythnos ces i wybod fy mod i wedi cyrraedd rhestr fer Aelod Staff Gwasanaethau Proffesiynol y Flwyddyn. Roedd gorffen y bennod honno ar nodyn mor gadarnhaol yn golygu llawer i mi.
Rwy’n arbennig o falch o’r hyn a gyflawnwyd, ac rwy’n edrych ymlaen yn fawr at ddod â’r un meddylfryd i fy swydd newydd.
Dyma 5 awgrym ardderchog i helpu i wella eich maes
- Defnyddiwch Copilot i gael syniadau
Rhowch gynnig ar ddefnyddio awgrymiadau megis: “Mae gen i broses X, rwy’n ddefnyddiwr newydd, rhowch dair ffordd i’w gwella.” Mae’n fan cychwyn gwych. - Dysgwch sut i ddefnyddio Power Automate
Os ydych chi’n defnyddio offer Microsoft megis Excel, Outlook, SharePoint neu Forms, mae modd eu cysylltu nhw â Power Automate a chael gwared ar dasgau ailadroddus. - Gwneud i Outlook weithio i chi
Mae’n bosibl y bydd nodweddion, megis rheolau, Quick Steps, categorïau a chamau dilynol yn arbed oriau bob wythnos. - Siaradwch â phobl
Bydd myfyrwyr a chydweithwyr yn aml yn tynnu sylw at welliannau na fyddech chi’n sylwi arnyn nhw ar eich pen eich hun. - Peidiwch â chael eich cyfyngu gan deitl eich swydd
Does dim angen caniatâd arnoch chi i ofalu am wella pethau. Rhannwch eich syniadau, profwch nhw a byddwch yn falch o wneud pethau’n well.
Wel, dyna’r cyfan gan Finance Mike… mae’n bryd i Futures Mike orffen am y dydd!
Mwy am yr ESLAs
Mae Gwobrau Cyfoethogi Bywyd y Myfyrwyr (ESLAs) yn cydnabod gwaith caled staff a myfyrwyr sydd wedi gwneud cyfraniad cadarnhaol at brofiad y myfyrwyr. Caiff y gwobrau eu cynnal mewn partneriaeth rhwng Prifysgol Caerdydd a’r Undeb Myfyrwyr.
Mae Gwobrau Cyfoethogi Bywyd y Myfyrwyr yn rhoi cyfle perffaith i gydnabod gwaith caled y staff a’r myfyrwyr sydd wedi gwneud cyfraniad cadarnhaol at brofiad y myfyrwyr, boed yn diwtoriaid personol ysbrydoledig, yn ddarlithwyr gwych neu’n gynrychiolwyr academaidd sy’n gwneud ymdrech arbennig i wneud yn siŵr bod llais y myfyrwyr yn cael ei glywed.
Mae’r gwobrau yn dathlu staff a myfyrwyr a caiff y broses enwebu ei agor yn y Gwanwyn, gyda’r seremoni wobrwyo yn cael ei gynnal yn yr haf.