Un Brifysgol, Un Llais: Ymgorffori Myfyrwyr mewn Newid

Ym Mhrifysgol Caerdydd, rydym yn siarad am ddull Un Brifysgol—dod â gwasanaethau, prosesau a phobl ynghyd i greu profiad symlach a mwy cydgysylltiedig. Ond os ydym o ddifrif am y weledigaeth honno, mae llais beirniadol y mae’n rhaid iddo fod yn rhan ohoni: ein myfyrwyr.

Yn yr Hwb Gwelliant Parhaus (GP), rydym yn herio’r model hwnnw—symud o ymgynghori i gydweithio gwirioneddol, a chynnwys myfyrwyr yn uniongyrchol yn y ffordd rydym yn dylunio ac yn gwella gwasanaethau o’r cychwyn cyntaf.

Rydym wedi dechrau symud y tu hwnt i siarad am gyfranogiad myfyrwyr i’w gynnwys yn weithredol yn y ffordd rydym yn dylunio ac yn gwella gwasanaethau. Trwy weithdai, sesiynau dangos a dweud, a gweithgaredd cyd-ddylunio, nid yw myfyrwyr yn cyfrannu adborth yn unig—maent yn llunio’r gwaith wrth iddo ddigwydd.

Pan fydd myfyrwyr yn ymuno â gweithdai ailgynllunio prosesau, mae’r effaith yn uniongyrchol. Mae mapio teithiau gyda’i gilydd—boed ar gyfer llawlyfrau myfyrwyr, croeso a chyflwyniad, neu gael mynediad at ganlyniadau modiwlau—yn dod â phrofiad byw myfyrwyr i’r ystafell mewn ffordd na all unrhyw set ddata na rhagdybiaeth ei atgynhyrchu. Gall yr hyn a all ymddangos yn glir ac yn effeithlon o safbwynt staff deimlo’n ddarniedig neu’n ddryslyd i’n myfyrwyr. Fel y myfyriodd un myfyriwr yn ystod gweithdy:

“Dydw i ddim yn meddwl am hyn fel un broses—dw i’n mynd i ble bynnag y gallaf ddod o hyd i’r wybodaeth.”

Mae’r persbectif hwnnw’n newid y ffocws. Yn lle symleiddio camau unigol, mae sgyrsiau’n troi at symleiddio’r profiad cyfan—lleihau dyblygu, egluro llwybrau, a gwneud gwasanaethau’n haws ei ddilyn.

Mae gweithdai llawlyfr y myfyrwyr wedi bod yn enghraifft arbennig o bwerus. Pan wnaethon ni rannu’r cynnwys a strwythurau presennol, roedd myfyrwyr yn gyflym i dynnu sylw at ba mor anodd y gall fod dod o hyd i’r hyn sydd ei angen arnynt ar y pryd::

“Fyddwn i ddim yn chwilio am hyn mewn llawlyfr—byddwn i’n ei chwilio ar Google neu’n gofyn i rywun.”

“Mae gormod o destun. Rydw i eisiau gwybod beth sydd angen i mi ei wneud a ble i fynd.”

Heriodd y mewnwelediadau hyn ragdybiaethau hanesyddol ynghylch sut y dylid cyflwyno gwybodaeth. Gall yr hyn y mae staff yn ei ystyried yn gynhwysfawr ac yn ddefnyddiol deimlo’n llethol neu’n anhygyrch i fyfyrwyr. Mewn ymateb i’r wybodaeth hon, symudodd trafodaethau tuag at strwythur cliriach, canllawiau cryno, a chyfeirio at wybodaeth yn hytrach na chreu cyfrolau o adnoddau sy’n cefnogi sut mae myfyrwyr yn ymddwyn mewn gwirionedd, nid sut rydym yn disgwyl iddynt.

Mae sesiynau dangos a dweud wedi atgyfnerthu hyn ymhellach. Mae rhannu syniadau ail-ddylunio cynnar yn creu dull adborth fyw. Mae myfyrwyr yn dod ag eglurder adfywiol, gan dorri trwy gymhlethdod yn aml gydag arsylwadau syml ond pwerus:

“Os yw hyn yn bwysig, pam ei fod mor anodd dod o hyd iddo?”

Nid yw eiliadau fel hyn yn mireinio allbynnau yn unig—maent yn ail-lunio pwrpas yr hyn rydym yn ei ddylunio a pham.

Yn bwysig, mae cynnwys myfyrwyr hefyd yn newid y deinameg yn yr ystafell. Mae gweithdai’n dod yn llai am brosesau mewnol ac yn fwy am effaith y byd go iawn. Mae staff yn symud i ffwrdd o drafod cyfyngiadau ac tuag at ddeall profiad. Mae myfyrwyr, yn eu tro, yn cael cipolwg ar y cymhlethdod y tu ôl i wasanaethau ac yn cyfrannu’n feddylgar at atebion.

Fel y dywedodd un myfyriwr:

“Doeddwn i ddim yn sylweddoli faint sydd y tu ôl i hyn—ond dyna pam mae angen iddo deimlo’n syml i ni”

Mae’r profiadau hyn yn atgyfnerthu egwyddor allweddol: nid yw cynnwys myfyrwyr yn rhywbeth i’w ychwanegu ar y diwedd. Mae angen ei wreiddio drwy’r broses cyfan. Pan fydd myfyrwyr yn helpu i lunio’r dyluniad, nid yn unig yw’r canlyniad yn fwy hawdd ei ddefnyddio—mae’n fwy cydlynol, mae mwy o ffocws ar yr allbwn ac yn y pen draw yn fwy effeithiol.

Nid ychwanegiad yn unig yw cynnwys myfyrwyr yn y broses o newid—mae’n hanfodol ar gyfer dylunio gwasanaethau sy’n wirioneddol effeithiol. Wrth i ni barhau i ddatblygu model ‘Un Brifysgol’ mwy integredig, mae’r cyfle’n glir: symud y tu hwnt i wrando ar fyfyrwyr a dechrau dylunio gyda nhw. Pan fydd myfyrwyr yn dod yn bartneriaid go iawn mewn gwelliant parhaus, nid yn unig y byddwn yn gwella profiad y myfyriwr—rydym hefyd yn creu gwasanaethau gwell, symlach ac effeithiol i bawb. Nid y cwestiwn yw a ddylem gynnwys myfyrwyr ai peidio—ond pa mor bell rydym yn barod i fynd i’w gwneud yn rhan wirioneddol o’r newid.

Gill Kent, Uwch-ddadansoddwr Busnes