Mae Mike Schofield, Student Features yn rhannu ei brofiad o ennill Gwobr Cyfoethogi Bywyd Myfyrwyr (ESLA).<\/p>\n
Pan ymunais i \u00e2 Th\u00eem Cyllid Myfyrwyr Gofal Iechyd Prifysgol Caerdydd ym mis Awst 2022, roedd cwmpas y r\u00f4l yn gyfyngedig iawn. Prif ddiben y t\u00eem yn bennaf oedd ad-dalu treuliau lleoliadau myfyrwyr. Ar y pryd, yr amser ymateb oedd tua chwe wythnos, ac roedd t\u00eem o dri o bobl yn ymdrin \u00e2\u2019r rhain. Roedd y rhan fwyaf o\u2019n gweithgarwch o ddydd i ddydd yn cynnwys prosesu hawliadau ac ymateb i e-byst.<\/p>\n
Erbyn diwedd fy nghyfnod yno, sef tair mlynedd a hanner yn ddiweddarach, roedd yr un r\u00f4l yn wahanol iawn.<\/p>\n
Pan oedd ond un person yn gweithio yn y t\u00eem, ro\u2019n i\u2019n gwybod nad oedd parhau \u00e2\u2019r sefyllfa\u2019n mynd i weithio. Cyn gwneud newidiadau, treuliais i amser yn dysgu\u2019r maes yn drwyadl. Es i i\u2019r afael \u00e2 bob agwedd ar y rheolau a\u2019r gofynion o bob safbwynt, gan gynnwys y myfyrwyr, yr academyddion a\u2019n corff llywodraethol AaGIC. Roedd y sylfaen honno\u2019n allweddol gan ei fod yn golygu bod unrhyw newidiadau\u2019n cydymffurfio o hyd ac yn ymarferol.<\/p>\n
Ro\u2019n i\u2019n ffodus bod gen i reolwyr oedd yn ymddiried ynddo i. Er fy mod i\u2019n gweithio mewn r\u00f4l Gradd 3, roedd gen i\u2019r rhyddid i addasu\u2019r prosesau cyn belled fy mod i\u2019n cadw at y canllawiau. Roedd yr ymddiriedaeth honno\u2019n gyfle imi feddwl yn wahanol.<\/p>\n
Un o\u2019r prif newidiadau cyntaf oedd symud i ffwrdd o ddefnyddio llu o daenlenni Excel. Roedd ysgolion a systemau gwahanol yn prosesu hawliadau mewn llu fersiynau ac roedd hyn yn achosi dryswch, oedi a gwallau.<\/p>\n
Es i ati i greu Ffurflen Microsoft a gefnogir gan Power Automate i gymryd lle\u2019r rheini. Roedd hyn yn caniat\u00e1u i\u2019r myfyrwyr gyflwyno hawliadau unrhyw le, cael cadarnhad yn syth, ac yn bwysicaf oll, lleihau\u2019r cyfnod talu o chwe wythnos i 10 diwrnod.<\/p>\n
Nid effeithlonrwydd yn unig oedd y newid hwn. Roedd wedi lleihau straen yn uniongyrchol. Mae baich aruthrol ar fyfyrwyr sydd ar leoliad clinigol yn barod. Ni ddylai aros am wythnosau i gael ad-daliad fod yn rhan o\u2019r profiad hwnnw.<\/p>\n
Nid yw newid prosesau ar ei ben ei hun yn ddigon. Mae\u2019n rhaid i fyfyrwyr deimlo eu bod yn cael eu cefnogi.<\/p>\n
Cyflwynais i sgyrsiau Cyllid Gofal iechyd, gan siarad \u00e2 grwpiau o hyd at 200 o fyfyrwyr ar y tro. Roedd y sesiynau hyn yn ymdrin \u00e2 sut i hawlio, beth i\u2019w ddisgwyl a\u2019r camgymeriadau cyffredin, ond yr un mor bwysig, rhoddon nhw wyneb i\u2019r gwasanaeth.<\/p>\n
Dyna sut ddechreuodd yr enw \u201cFinance Mike\u2019.<\/p>\n
Roedd y myfyrwyr yn teimlo\u2019n fwy hyderus am gysylltu \u00e2 ni oherwydd y cysylltiad hwnnw. Trodd yr ymholiadau yn sgyrsiau a\u2019r problemau yn atebion cyflym.<\/p>\n
Dros amser, cymerais i gyfrifoldeb dros drefnu llety lleoliadau clinigol ledled Cymru i fyfyrwyr, sef tua 100 o fyfyrwyr bob mis o ogledd Cymru lawr i Sir Benfro.<\/p>\n
Cymerais i berchnogaeth dros fireinio\u2019r broses honno. Drwy gyflwyno llifoedd gwaith strwythuredig, gwella taenlenni a chronfeydd data a meithrin cysylltiadau cryf \u00e2 darparwyr llety, gwnaethon ni leihau\u2019r amseroedd ymateb o dair wythnos i ddau ddiwrnod yn unig.<\/p>\n
Yn bwysicaf fyth, gwnaethon ni greu rhwydwaith o bobl oedd wedi rhoi cartref oddi cartref go iawn i\u2019r myfyrwyr am hyd at dri mis yn ystod eu lleoliadau.<\/p>\n
Treuliwyd llawer o amser ar alwadau\u2019n rhoi tawelwch meddwl i fyfyrwyr am ble y bydden nhw\u2019n aros, gyda phwy a beth i\u2019w ddisgwyl. Roedd yr elfen ddynol honno yr un mor bwysig \u00e2\u2019r system y tu hwnt iddi.<\/p>\n
Y gwaith \u00e2\u2019r boddhad mwyaf oedd adnabod bylchau a phwyso am newid.<\/p>\n
Sylwais i nad oedd rhai lleoliadau ysbyty penodol ym Mro Morgannwg yn cael eu defnyddio\u2019n ddigonol oherwydd cyfyngiadau cyllido. Ar \u00f4l gweithio gyda\u2019r AaGIC ac ystyried a oedd dewisiadau eraill, bues i\u2019n helpu i ddod o hyd i ateb a oedd yn lleihau costau yn ogystal \u00e2 chaniat\u00e1u i fwy o fyfyrwyr gyrraedd y lleoliadau hynny, yn aml yn agosach i\u2019w cartrefi.<\/p>\n
Yn yr un modd, bues i\u2019n gweithio gyda\u2019r AaGIC i wella\u2019r gefnogaeth ar gyfer lleoliadau rhyngwladol. Er nad oedd yn bosibl inni dalu costau teithio neu lety, fe ddechreuon ni ffordd o dalu costau teithio dyddiol dramor. Roedd y newid bach hwnnw\u2019n gwneud profiadau myfyrwyr rhyngwladol yn fwy hygyrch a diogel.<\/p>\n
Y tu \u00f4l i’r llenni, gwnaed llawer o hyn yn bosibl oherwydd technoleg.<\/p>\n
Treuliais i amser yn dysgu fy hun sut i ddefnyddio offer megis Power Automate, gwella fy sgiliau Excel a gwneud defnydd gwell o nodweddion Outlook er enghraifft Quick Steps. Daeth tasgau ailadroddus \u00e2 llaw yn rhai awtomataidd, roedd modd rheoli nifer yr e-byst a daeth prosesau\u2019n fwy cyson.<\/p>\n
Roedd hyn yn golygu bod modd i un person reoli baich gwaith yn effeithiol, sef baich y byddai tri o bobl yn ei wneud yn wreiddiol, gan ymdrin \u00e2 thua 1,000 o dreuliau bob mis yn ogystal \u00e2 chydlynu llety.<\/p>\n
Yn bwysicaf oll, nid oedd hyn erioed yn ymwneud \u00e2 lleihau nifer y rolau. Roedd yn ymwneud \u00e2 threulio mwy o amser yn gwneud gwaith mwy ystyrlon. Llai o waith gweinyddol, mwy o gymorth i fyfyrwyr.<\/p>\n
Wrth wraidd popeth, roedd y nod yn syml o hyd. Gwella profiad y myfyriwr.<\/p>\n
Er bod cyllid yn un rhan yn unig o brofiad y myfyriwr, mae\u2019n gallu cael effaith sylweddol. Os yw prosesau\u2019n araf neu\u2019n aneglur, mae\u2019n achosi straen ar adeg pan mae gofyn i\u2019r myfyrwyr ganolbwyntio ar ddysgu ac, mewn llawer o achosion, yn enwedig o ran gofal iechyd a gofal cleifion.<\/p>\n
Bwriad pob gwelliant oedd cael gwared ar rwystrau er mwyn i\u2019r myfyrwyr ganolbwyntio ar beth sydd wir yn bwysig.<\/p>\n
Ar yr un pryd \u00e2 symud o\u2019r T\u00eem Cyllid Myfyrwyr Gofal Iechyd i\u2019r T\u00eem Dyfodol Myfyrwyr, yn ystod yr un wythnos ces i wybod fy mod i wedi cyrraedd rhestr fer Aelod Staff Gwasanaethau Proffesiynol y Flwyddyn. Roedd gorffen y bennod honno ar nodyn mor gadarnhaol yn golygu llawer i mi.<\/p>\n
Rwy\u2019n arbennig o falch o\u2019r hyn a gyflawnwyd, ac rwy\u2019n edrych ymlaen yn fawr at ddod \u00e2\u2019r un meddylfryd i fy swydd newydd.<\/p>\n
Wel, dyna\u2019r cyfan gan Finance Mike… mae\u2019n bryd i Futures Mike orffen am y dydd!<\/p>\n
Mae Gwobrau Cyfoethogi Bywyd y Myfyrwyr (ESLAs) yn cydnabod gwaith caled staff a myfyrwyr sydd wedi gwneud cyfraniad cadarnhaol at brofiad y myfyrwyr. Caiff y gwobrau eu cynnal mewn partneriaeth rhwng Prifysgol Caerdydd a’r Undeb Myfyrwyr.<\/p>\n
Mae Gwobrau Cyfoethogi Bywyd y Myfyrwyr yn rhoi cyfle perffaith i gydnabod gwaith caled y staff a\u2019r myfyrwyr sydd wedi gwneud cyfraniad cadarnhaol at brofiad y myfyrwyr, boed yn diwtoriaid personol ysbrydoledig, yn ddarlithwyr gwych neu\u2019n gynrychiolwyr academaidd sy\u2019n gwneud ymdrech arbennig i wneud yn si\u0175r bod llais y myfyrwyr yn cael ei glywed.<\/p>\n
Mae’r gwobrau yn dathlu staff a myfyrwyr a caiff y broses enwebu ei agor yn y Gwanwyn, gyda’r seremoni wobrwyo yn cael ei gynnal yn yr haf.<\/p>\n